Zarządzanie dostawami to działania wewnątrz i na zewnątrz firmy, obejmujące między innymi organizowanie procesu przepływu towarów i usług, gospodarowanie zasobami oraz rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji. Jakie są najczęstsze problemy w zakresie zarządzania dostawami? W jaki sposób można ich uniknąć?
Najczęstsze problemy w zakresie zarządzania dostawami
Do najczęstszych problemów w zakresie zarządzania dostawami zaliczają się brak dokładności, wzrost cen materiałów, zmienność popytu i podaży oraz ograniczona widoczność łańcucha dostaw. Występować mogą również problemy w relacjach z partnerami handlowymi.
Brak dokładności
Brak dokładności w zarządzaniu dostawami może dotyczyć takich procesów, jak opis, obraz i specyfikacja produktu, listy częściowe oraz uniwersalne kody części lub gotowych wyrobów.
Posiadanie niedokładnych lub niekompletnych danych w globalnych łańcuchach dostaw prowadzi do wystąpienia licznych problemów. Uniemożliwia między innymi osiągnięcie przez przedsiębiorstwo efektywności oraz niezbędnego do zapewnienia sukcesu operacji z poziomu wydajności.
Z powodu braku dokładności podmioty odpowiedzialne za zarządzanie dostawami mają trudności z zapewnieniem zarówno wysokiej jakości produktów, jak i pożądanego czasu realizacji usługi.
Wzrost cen surowców i materiałów
Istotny problem w zakresie zarządzania dostawami stanowią wszystkie niezapowiedziane i nieprzewidywalne podwyżki cen surowców i materiałów. Mają one wpływ na koszt produkcji i dystrybucji. O tym, jak przedsiębiorstwo zareaguje w obliczu nagłego wzrostu cen surowców i materiałów na rynku, w dużej mierze decyduje posiadane przez nie zaplecze w postaci zgromadzonych rezerw.
Zmienność popytu i podaży
Zmienność popytu i podaży wpływa na występowanie zakłóceń w łańcuchu dostaw. Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której popyt jest znacznie większy od podaży. Nagłe zapotrzebowanie na większą ilość produktów może doprowadzić do znaczących utrudnień z zakresu zarządzania dostawami. Każde przedsiębiorstwo powinno być przygotowane na wahania popytu i podaży, nawet jeżeli źródło problemu leży poza zakresem jego wpływu.
Ograniczona widoczność łańcucha dostaw
Problemem dla zarządzania dostawami, szczególnie w kontekście globalnych łańcuchów dostaw, jest ograniczenie poziomu widoczności. Skutkuje ono brakiem dokładności i komplikacją relacji z dostawcami. Ograniczona widoczność łańcucha dostaw sprawia, że nie są możliwe skuteczne prognozowanie ryzyka i optymalne zarządzanie zapasami.
Problemy w relacjach z partnerami handlowymi
Problemy w relacjach z partnerami handlowymi powstają zazwyczaj na skutek wystąpienia logistycznych barier komunikacyjnych, wykorzystania niekompatybilnej technologii oraz wysokiego poziomu presji. Zaburzają zaufanie między stronami i powodują zanik efektywności. Na skutek problemów w relacjach z partnerami handlowymi efektywne zarządzanie dostawami zostaje znacząco utrudnione. W skrajnych sytuacjach, gdy porozumienie i odbudowanie zaufania między stronami nie jest możliwe, może dojść do niezrealizowania umowy, a w efekcie do wystąpienia dodatkowych kosztów operacyjnych i finansowych.
Czym mogą grozić problemy w zakresie zarządzania dostawami?
Problemy w zakresie zarządzania dostawami grożą między innymi:
- wystąpieniem zakłóceń w przebiegu realizacji kontraktu,
- opóźnieniem dostawy,
- dostawą pod niewłaściwy adres,
- dostarczeniem nieodpowiedniej ilości towaru,
- obniżeniem jakości towaru,
- utratą zaufania klientów i interesariuszy.
Trudności tego typu prowadzą również często do przekroczenia przez firmę założonych kosztów logistycznych.
Jak uniknąć problemów w zarządzaniu dostawami?
W celu uniknięcia problemów w zarządzaniu dostawami, warto wdrożyć system zarządzania łańcuchem dostaw. Obejmuje on przepływ towarów i usług wraz ze wszystkimi procesami polegającymi na przekształcaniu surowców w produkty końcowe.
System ten usprawnia działalność przedsiębiorstwa, a przy tym sprzyja zdobywaniu zaufania klientów i prowadzi do zwiększenia konkurencyjności oraz polepszenia pozycji firmy na rynku. U podstaw efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw leżą:
- szybkość działań w realizacji procesów od momentu otrzymania zamówienia do uzyskania zapłaty za dostarczony produkt,
- harmonizowanie działalności kolejnych ogniw w łańcuchu dostaw, umożliwiające redukcję poziomu zapasów i w efekcie zmniejszenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa,
- właściwy przepływ informacji pomiędzy ściśle współpracującymi jednostkami,
- zapewnienie odpowiedniego poziomu zapasów surowców i materiałów,
- sprawny przepływ środków pieniężnych niezbędnych do prowadzenia działalności,
- poznanie i realizowanie potrzeb w ramach poszczególnych ogniw łańcucha dostaw,
- rozpoznanie i uwzględnienie oczekiwań i wymagań wszystkich nabywców w łańcuchu dostaw.
W unikaniu problemów w zarządzaniu dostawami i podniesieniu wydajności działań firmy w tym zakresie konieczne jest posiadanie odpowiedniej infrastruktury, w tym doskonale rozwiniętego zaplecza informatycznego, bazującego na nowoczesnych programach i systemach operacyjnych.
